Documentación

Exchanger

La solución para sincronización de inventarios, productos y facturación integrada entre tu tienda en línea y tu ERP.

  • Última actualización: 15 de noviembre, 2023

Si tienes alguna duda que no está cubierta en esta documentación puedes escribirnos a [email protected].

Instalación y configuración

Sigue estos pasos para instalar y configurar Exchanger:

  1. Regístrate en Exchanger.
  2. Crea una empresa.
  3. Conecta tu tienda en línea.
  4. Conecta tu ERP.
  5. Habilita la suscripción.

Crea una empresa

Registra una empresa en Exchanger.

Para utilizar Exchanger necesitas crear una empresa. Una empresa es cualquier negocio que quieras conectar a tu tienda en línea y a tu ERP. Puedes crear todas las empresas que necesites y gestionarlas desde un mismo usuario de Exchanger.

Para crear una empresa sigue estos pasos:

  1. Ve a la pantalla de selección de empresaand then Crear una nueva empresa.
  2. Ingresa el nombre de tu empresa.
  3. Haz click en Crear empresa.

Conecta tu tienda en línea

Ingresa la información de tu tienda en línea.

Puedes conectar a tu tienda de Shopify siguiendo los siguientes pasos:

  1. Crea e instala una aplicación personalizada en tu tienda de Shopify.

    Configura los siguientes permisos para tu aplicación: read_customers, write_customers, write_inventory, read_inventory, write_orders, read_orders, write_products, read_products, read_shipping.

  2. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Configuración de empresa and then Integraciones and then Destino.
  3. Llena los campos de la siguiente forma:

    Tipo de destino: eCommerce Platform.
    Plataforma: Shopify.
    API access token: Ingresa el Token de acceso de la API de tu app de Shopify.
    API Key: Ingresa la clave de API de tu app de Shopify.
    API Secret Key: Ingresa la clave secreta API de tu app de Shopify.
    Selecciona la opción Activar integración con Shopify.
    Haz click en Guardar.

Si has seguido los pasos correctamente, la aplicación de Shopify estará instalada y lista para usarse. Exchanger importará automáticamente de Shopify tus sucursales, tarifas de envío entre otros datos necesarios.

Conecta tu ERP

Ingresa la información de tu ERP.

Exchanger soporta una gran variedad de herramientas de gestión de negocio y estamos siempre agregando nuevos ERP. Dependiendo del ERP a integrar, existen dos tipos principales de integraciones: nativas (Native) y personalizadas (Custom).

  1. Integración nativa (Native): El ERP brinda acceso nativo a los recursos necesarios a través de una API u otra interfaz de comunicación. En este escenario, puedes realizar la configuración siguiendo los pasos en la documentación.
  2. Integración personalizada (Custom): El ERP no brinda acceso nativo a sus recursos, por lo que se desarrolla un conector a medida para el ERP. En este escenario proceso de integración al ERP lo hacemos en conjunto contigo y nuestro equipo de desarrollo. Una vez hecha la integración podrás gestionar los ajustes de la conexión desde Exchanger.

Para conectar tu ERP sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Configuración de empresa and then Integraciones and then Fuente de datos.
  2. Escoge el tipo de fuente de datos y la plataforma.

Lista de herramientas de gestión de negocio soportadas:

ERP Tipo de integración Dependencia Configuración
SAP Business One Native Service Layer N/A
SAP Custom Custom API N/A
Interfuerza Native Interfuerza API v4 / WebHooks Ir a la configuración
Elconix Native Elconix API / WebHooks Ir a la configuración
ProfitPlus Custom Custom API N/A
RGB Custom DAS API N/A
ICG Custom DAS API N/A
RCTECH Custom Custom API N/A
Interfuerza
  1. Habilita la API de tu cuenta de Interfuerza y crea un token. Puedes seguir la documentación de Interfuerza o solicitar asistencia a tu agente de servicio al cliente de Interfuerza.
  2. Debes activar los siguientes permisos en el token: GET/customers, GET/customer, GET/products, GET/warehouses, GET/taxes_list, GET/quote, PUT/customers, PUT/quotes.
  3. Asegúrate que tu token brinde acceso a las IP's de Exchanger: 35.173.4.248, 3.225.143.164, 3.94.43.75, 34.230.151.62
  4. Llena los campos de la siguiente forma:

    Interfuerza API Token: Indica el token de acceso para la API de Interfuerza creado en el paso 1.
    Selecciona la opción Activar integración con Shopify.
    Haz click en Guardar.

  5. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Configuración de empresa and then Integraciones and then WebHooks.
  6. En tu cuenta de Interfuerza, dirígete a Ícono de ajustes and then Apps and then Interfuerza Webhooksand then Configurar y llena los siguientes campos de la siguiente manera:

    1. Creación/Edición de Productos: Coloca el valor del URL con nombre create/edit product events WebHook obtenido en la lista de WebHooks en Exchanger.
    2. Creación/Edición de Cotizaciones: Coloca el valor del URL con nombre create/edit quotation events WebHook obtenido en la lista de WebHooks en Exchanger.
    3. Creación/Edición de Facturas: Coloca el valor del URL con nombre create/edit invoice events WebHook obtenido en la lista de WebHooks en Exchanger.
    4. Haz click en Guardar.
    5. Notifica a tu agente de servicio al cliente de Interfuerza para que habliten los WebHooks en tu cuenta.

Si has seguido los pasos correctamente, Exchanger se conectará a tu cuenta de Interfuerza y podrás ajustar el resto de las opciones a tu gusto, como seleccionar la Sucursal de cotización predeterminada, o definir un vendedor predeterminado para tus facturas generadas desde tu tienda en línea.

Elconix
  1. Solicita a tu agente de Elconix que habilite la API y el WebHook de Creación/Edición de Productos en tu instalación de Elconix y genere un token. La API de Elconix cuenta con los mismos métodos de la API de Interfuerza.
  2. Debes solicitar que activen los siguientes permisos en el token: GET/customers, GET/customer, GET/products, GET/warehouses, GET/taxes_list, GET/quote, PUT/customers, PUT/quotes.
  3. Asegúrate que tu token brinde acceso a las IP's de Exchanger: 35.173.4.248, 3.225.143.164, 3.94.43.75, 34.230.151.62
  4. Llena los campos de la siguiente forma:

    Elconix API Token: Indica el token de acceso para la API de Elconix creado en el paso 1.
    Elconix API Host: Indica el host para acceder a la API de Elconix. Usualmente tiene una estructura de tipo https://nombre_de_servidor/ENX_API/.
    Selecciona la opción Activar integración con Shopify.
    Haz click en Guardar.

  5. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Configuración de empresa and then Integraciones and then WebHooks.
  6. Copia el valor del URL con nombre create/edit product events WebHook obtenido en la lista de WebHooks en Exchanger y envíaselo a Elconix para su implementación en el webhook habilitado en el paso 1.

Si has seguido los pasos correctamente, Exchanger se conectará a tu cuenta de Elconix y podrás ajustar el resto las de opciones a tu gusto, como seleccionar la Sucursal de cotización predeterminada, o definir un vendedor predeterminado para tus facturas generadas desde tu tienda en línea.

NotaEs importante que el WebHook habilitado en el paso 1 sea disparado cada vez que se registre un cambio en un producto, incluyendo cambios en su stock.

Funciones disponibles según ERP

Sin ERP SAP Business One SAP Interfuerza Elconix ProfitPlus ICG RCTECH RGB
Actualización/creación de productos por CSV
Sincronización masiva de productos
Asignar imágenes por SKU (ZIP)
Exportar productos a CSV
Importar productos desde ERP -
Vincular múltiples sucursales -
Sumatoria de inventarios -
Importar imágenes de ERP -
Stock Sync (actualización manual de existencias y precios) -
Stock Sync automático (actualización automática de existencias y precios) -
Sincronización de órdenes -
Sincronización de clientes -
Combinar variantes automáticamente por SKU -
Gestión de entregas - - - - - - -
Filtrar productos del ERP por Tipo, Categorías, Marca o Proveedor - - - - - -

Habilita la suscripción

Habilita la suscripción de tu empresa en Exchanger.

Al habilitar la suscripción tendrás acceso a todas las funciones y se te aplicarán cargos en base a los precios de Exchanger.

Precios Exchanger

Tier Sincronizaciones Precio
1 Hasta 10,000 $175.00/mes
2 De 10,001 a 50,000 $355.00/mes
3 Más de 50,000 $0.007*sync/mes

* Precios no incluyen impuestos.

Precios Add-ons

Add-on Precio
DAS API $25.00/mes

* Precios no incluyen impuestos.

Para habilitar tu suscripción sigue estos pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Configuración de empresa and then Suscripción y Facturación.
  2. Haz click en Agregar método de pago.
  3. Ingresa la información de tu método de pago y haz click en Guardar.

Usando Exchanger

Aprende como importar productos, modificar ajustes y otras opciones de Exchanger.

Importar productos desde un CSV

Puedes importar tu inventario a Exchanger a través de un archivo CSV con el formato admitido (CSV UTF-8). Puedes descargar aquí una plantilla del CSV para que lo utilices con tus productos.

El CSV utilizado por Exchanger es muy similar el CSV utilizado por Shopify para importar productos directamente a Shopify, sin embargo, cuenta con algunas columnas extras o funcionan un poco distinto. Las columnas extras o que funcionan distinto son:

Nombre de columnas Descripción
Handle

Los handles son nombres únicos para cada producto. Pueden contener letras, guiones y números, pero no espacios, acentos ni otros caracteres, como puntos. Cada línea del archivo CSV que empiece con un identificador diferente se considerará un producto nuevo, cada línea que comparta el mismo Handle se consideran variantes de un mismo producto. Para agregarle varias imágenes a un producto, debes agregar varias líneas con el mismo identificador.

Exchanger NO envía este valor a Shopify al momento de crear productos. Shopify genera sus propios valores de handle cuando se crea el producto en Shopify.

Si omites esta columna, Exchanger creará handles aleatorios para cada producto y considerará todos los productos con el mismo valor en la columna Title como variantes de un mismo producto.
Title

Nombre de tu producto. Por ejemplo, Zapatos de mujer.

Si tu CSV no cuenta con la columna Handle, Exchanger considerará todos los productos con el mismo valor en la columna Title como variantes de un mismo producto.
Variant Order Representa el orden de la variante en el producto. Puede ser cualquier número entero.
Location: Identificador de sucursal El inventario del producto disponible en la sucursal. Puede ser cualquier número entero.
Exchanger Status El estado del producto en Exchanger. En Exchanger los productos pueden permanecer como Importado, Borrador, Aprobado, o Sincronizado. Si la columna no existe en el CSV o no se indica un valor, automáticamente el producto se mostrará como Aprobado.

Puedes ver una descripción del resto de columnas aquí.

NotaSolo la columna Title y Variant SKU son obligatorias. Exchanger no procesará tu archivo si no tienen estas columnas.

ImportanteAlgunas versiones de Excel no utilizan coma (,) como delimitador, esto provoca que tu archivo CSV no sea compatible. Debes asegurarte de contar con un archivo CSV UTF-8 válido.

Para importar tus productos desde un CSV sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Productos.
  2. En Productos ve a Gestión de inventario and then Importar desde CSV y haz clic en Subir CSV.
  3. Busca tu CSV UTF-8 compatible.
  4. Haz click en Confirmar la importación.

ImportanteSi subes un mismo CSV varias veces, tus productos se duplicarán.

Actualizar productos desde un CSV

Puedes actualizar los productos en Exchanger a través de un archivo CSV con el formato admitido (CSV UTF-8). En la sección Importar productos desde un CSV puedes ver más información sobre el formato del CSV.

Para ubicar tus productos, Exchanger puede utilizar dos columnas de tu CSV:

Nombre de columna Descripción
id

Es el ID único del producto en Exchanger. Puedes obtener un CSV con todos tus productos en Exchanger y sus ID's exportando el CSV desde Exchanger.
Variant SKU

El SKU de tu producto/variante.

Para actualizar tus productos desde un CSV sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Productos.
  2. En Productos ve a Gestión de inventario and then Actualizar desde CSV y haz clic en Subir CSV.
  3. Busca tu CSV UTF-8 compatible.
Subir imágenes desde un ZIP

Puedes subir imágenes desde un ZIP y asignar de forma automática una o varias imágenes a tus productos en Exchanger o directamente a tu tienda en línea utilizando el valor de su SKU. Exchanger admite imágenes en formato JPG, PNG o GIF.

Procura que tus imágenes estén optimizadas para web cumpliendo con los requisitos de Shopify para imágenes.

Para subir imágenes desde un ZIP sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Productos.
  2. En Productos ve a Gestión de inventario and then Subir imágenes.
  3. Configura las reglas según las opciones disponibles.
  4. Haz clic en Subir archivo ZIP.

Tu archivo comenzará a subirse. Durante la subida del archivo no debes cerrar la ventana del explorador. Una vez la subida se complete y el proceso comience, puedes cerrar tu ventana. Exchanger se encargará de terminar el proceso, cuya tiempo de ejecución dependerá del número de imágenes y productos que se actualicen.

NotaSi no estás seguro si la configuración de tu regla es la adecuada, puedes probar con un archivo ZIP con pocas imágenes.

Exportar productos

Puedes exportar los productos de Exchanger a un CSV. Puedes ser útil si necesitas importar tus productos a otro software o hacer un backup de los datos de tus productos.

Puedes exportar todos los productos o aplicar un filtro para luego exportar solo aquellos que coincidan.

Para exportar tus productos sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Productos.
  2. En Productos ve a Gestión de inventario and then Exportar.

Comenzará la exportación. Una vez el proceso termine, se descargará automáticamente el CSV o podrás descargarlo luego desde el panel de notificaciones.

Exportar existencias de productos

Puedes exportar las existencias de todos los productos en Exchanger a un CSV. Es proceso solo exporta los datos de existencias de cada producto en cada sucursal, incluyendo su SKU y título, omitiendo el resto de información del producto, por lo tanto es un proceso más rápido que Exportar productos.

Puedes exportar todos los productos o aplicar un filtro para luego exportar solo aquellos que coincidan.

Para exportar la existencia de tu productos sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Productos.
  2. En Productos ve a Sincronizar productos.
  3. En la venta de sincronización dirígete al final y haz click en exportar las existencia de tus productos para actualizar.

Comenzará la exportación. Una vez el proceso termine, se descargará automáticamente el CSV o podrás descargarlo luego desde el panel de notificaciones.

Importar productos desde el ERP

Puedes importar los productos de tu ERP a Exchanger, ya sea para sincronizarlos inmediatamente con tu tienda en línea de forma masiva o para formatearlos antes de sincronizarlos de forma masiva o separada con tu tienda en línea.

Para importar productos desde tu ERP sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Productos.
  2. En Productos ve a Gestión de inventario and then Importar de (el nombre de tu ERP).
  3. Escoge una opción de importación.
  4. Haz click en Comenzar la importación.

Comenzará la importación. Una vez el proceso termine, podrás ver todos los productos importados en la sección Productos. También podrás ver desde el panel de notificaciones el registro de errores si se llega a presentar algún error.

Actualizar todas las existencias de tus productos desde el ERP

Puedes ejecutar una actualización de todas las existencias y precios de tus productos de forma manual desde Exchanger. Se sincronizarán las existencias de los productos en tu tienda online con las existencias de tu ERP. Se sincronizarán las existencias de las sucursales que estén activas en Exchanger.

También se actualizarán los precios de los productos si tienes activada la actualización de precio.

Este proceso puede tardar varias minutos u horas dependiendo del tamaño del inventario.

Para actualizar todas las existencias de tus productos desde el ERP sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Productos.
  2. En Productos ve a Gestión de inventario and then (El nombre de tu ERP) Stock Sync.
  3. Haz click en Comenzar la sincronización.

Comenzará la sincronización. Una vez el proceso termine, todas las existencias y precios de tus productos estarán actualizados con la información del ERP. También podrás ver desde el panel de notificaciones el registro de errores si se llega a presentar algún error.

Sincronizar productos de forma masiva

Exchangar puede publicar y/o sincronizar tus productos o los cambios que hagas a tus productos de forma masica y en un solo paso. Ya sea que hayas importado productos desde tu ERP, un CSV o actualizado tus productos, puedes ejecutar una tarea de sincronización que se encargará de publicar en tu tienda en línea los productos que tú definas.

Este proceso crea o actualiza los productos en tu tienda en línea basado en los datos que existan en Exchanger. Los datos de los productos existentes en tu tienda en línea se sobreescribirán con los datos que estén en Exchanger.

Este proceso puede tardar varias minutos u horas dependiendo de la cantidad de productos.

Para sincronizar productos de forma masiva sigue los siguientes pasos:

  1. En Exchanger dirígete a tu empresa y haz click en Productos.
  2. En Productos haz click en Sincronizar productos.
  3. Escoge una de las opciones que necesites.
  4. Haz click en Comenzar la sincronización.

Comenzará la sincronización. Una vez el proceso termine, todos los productos que cumplan con los criterios de la tarea de sincronización estarán sincronizados con tu tienda en línea. También podrás ver desde el panel de notificaciones el registro de errores si se llega a presentar algún error.

Sobre los datos de uso y consumo

Te explicamos qué es un sync y como se contabilizan.

¿Cómo funciona el conteo de syncs?

Un sync es un evento de actualización de datos o creación de datos que ha sido ejecutado por Exchanger. Puede ser una tarea que Exchanger realizó tanto en tu ERP como en tu tienda en línea. Sin embargo, no todos los procesos que realiza Exchanger son considerados un sync.

El conteo total de syncs siempre será el resultado de la suma entre Sincronizaciones de existencias + Sincronizaciones de órdenes + Sincronizaciones de productos.

En esta tabla puedes ver qué eventos con considerados como un sync:

Evento Descripción
Crear una factura, incluyendo el cliente, en tu ERP.

Cuando se envía una factura u orden de venta a tu URP a partir de una venta en línea.

En algunos casos será necesario crear el cliente en tu ERP y en otros casos no es necesario.

Se cuenta siempre como un solo sync independiente de si fue o no creado un nuevo cliente en el proceso.
Crear un producto nuevo en Shopify desde Exchanger

Si creas un producto nuevo en Exchanger por primera vez, ya sea de forma masiva o independiente.
Actualizar un producto

Si se actualizan los datos de un producto desde Exchanger o desde tu ERP de forma automática.

El ejecutar una tarea de actualización masiva, como Stock Sync, se cuenta como un sync cada producto impactado/actualizado.
Actualizar una orden web

Si se actualizan los datos de una orden en tu tienda en línea a partir de cambios en el ERP.

Los siguientes eventos no son considerados como un sync:

Evento Descripción
Subir imágenes desde Exchanger directamente a Shopify.

Si subes un ZIP de imágenes a Exchanger utilizando la opción "Subir imágenes directamente a tienda", aquellas imágenes asignadas a productos que solo existan en Shopify no generan syncs.
Sobre los datos de uso

Exchanger registra ciertos eventos de uso, además de información que puede ser utilizada para analizar el uso de la herramienta.

En esta tabla puedes ver la descripción de cada métrica en la sección Dashboard:

Métrica Descripción
Sincronizaciones de existencias.

Conteo de sincronizaciones de existencias de tus productos entre el ERP y la tienda en línea en este periodo. Incluye sincronizaciones de precios y costos.
Sincronización de órdenes

Conteo de facturaciones u órdenes generadas en el ERP a partir de ventas en tienda en línea en este periodo. Se incluyen actualizaciones de órdenes en tienda en línea a partir de cambios en el ERP.
Sincronización de productos

Conteo de sincronizaciones de productos en este periodo. Incluye sincronizaciones de productos re-editados o eliminados y sincronizaciones usando Stock Sync.
Sincronización de órdenes web

Conteo de actualizaciones de órdenes en tienda en línea a partir de cambios en el ERP en este periodo.
Productos importados

Total de productos importadas a Exchanger en este periodo.
Productos publicados

Productos que han sido publicadas en tienda en línea por primera vez en este periodo.
Variantes importadas

Total de variantes importadas a Exchanger en este periodo.
Variantes publicadas

Variantes que han sido publicadas en tienda en línea por primera vez en este periodo.
Productos totales

Sumatoria de todos los productos en Exchanger.
Variantes totales

Sumatoria de todas las variantes de todos los productos en Exchanger.

Preguntas frecuentes

Estas son las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes.

Exchanger siempre consumirá los servicios API de tu ERP desde las siguientes direcciones IP:

35.173.4.248
3.225.143.164
3.94.43.75
34.230.151.62

Puedes pausar tu suscripción desde el Panel de Facturación.

Al pausar tu suscripción se dejarán de procesar las sincronizaciones. Se te facturará solo lo consumido en el ciclo de facturación. Si no has consumido ningún sync no se te facturará nada para ese ciclo de facturación.

Soporte

Si tienes alguna duda que no está cubierta en esta documentación puedes escribirnos a [email protected] o a nuestro chat.

Estamos ubicados en la zona horaria UTC-5 y usualmente respondemos dentro de 12 a 24 horas.

Nota La documentación aquí mostrada y el soporte está dirigido a nuestros clientes y usuarios.